PROTECCIÓN DE DATOS

Política Protección de Datos

La presente Política contiene los principios y parámetros que se aplican en INTRINSECA LTDA, para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares de estos, tales como clientes, proveedores y empleados de INTRINSECA LTDA.

Vigencia

Esta política entro en vigor de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 correlacionada con el decreto 1377 del 27 de junio de 2013, INTRINSECA LTDA regirá para la protección de datos personales y en las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Obligaciones

La política es de estricto cumplimiento para INTRINSECA LTDA, así como todos los terceros que actúan como representantes y usen el buen nombre de la compañía, y/o que tengan a su disposición y traten datos personales como colaboradores o asociados.


El Responsable y encargados, deben conocer y aplicar esta política en el cumplimiento de sus actividades, aun cuando el vinculo legal, laboral o comercial ya no exista, deben respetar la política implementada por INTRINSECA LTDA.


Como el Código Sustantivo del Trabajo lo menciona en numeral 1º del artículo 58, los colaboradores están obligados en cumplir las instrucciones estipuladas por el empleador entre las cuales se plantea el tratamiento de datos.

Procedimiento y canales existentes para la atención de solicitudes, consultas y reclamos

Procedimiento Para la Atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales.

 

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado (apoderado) podrá formular solicitudes y consultas para:


1. Conocer la información personal del Titular que repose en INTRINSECA LTDA.

2. Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a INTRINSECA LTDA para tratar sus Datos Personales.


El procedimiento para la atención de las consultas sobre los datos personales del Titular es el siguiente:


El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a INTRINSECA LTDA sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:


  • Física: Se debe enviar una comunicación que debe contener, nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, fotocopia del documento de identidad ampliado al 150%, dirección de contacto y un teléfono para efectos de notificación, motivos que da lugar a la consulta, descripción del derecho que desea ejercer ante nuestros proveedores (Old Mutual), Firma, número de identificación y huella, Radicarlo en original en las oficinas de INTRINSECA LTDA en la siguiente dirección. Avenida Carrera 9 # 113 - 52 Oficina 1401, Piso 14 BOGOTÁ,  CO.


  • Electrónica: Se debe enviar una comunicación que debe contener, nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, número de documento de identidad, motivos que da lugar a la consulta, descripción del derecho que desea ejercer ante nuestros proveedores (Old Mutual), dirección de contacto y un teléfono para efectos de notificación. Para ejercer el derecho por medio electrónico el titular, autorizado o apoderado podrá realizar la consulta por medio del correo destinado por la compañía INTRINSECA LTDA. soporte@intrinseca.co


  • Canal telefónico: El titular, autorizado o apoderado debe comunicarse a la línea número 742 82 78, y tendrá que suministrar los siguientes datos (número de documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico y número de teléfono registrado)

La consulta será atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.


Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, INTRINSECA LTDA lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Los términos antes mencionados pueden variar en caso de que se emitan leyes o reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza el Dato Personal.

Finalidad del tratamiento de los datos

INTRINSECA LTDA tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales de manera transparente, leal y lícita con la finalidad de realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.
 

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de INTRINSECA LTDA o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.

Derechos de los titulares de los datos

El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:


  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: 

(i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de INTRINSECA LTDA cuando actué como responsable del tratamiento de datos

Cuando INTRINSECA LTDA actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:


  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Solicitar la Autorización al Titular informándole:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.


El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.


Los derechos que le asisten como Titular.


La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

 

  • Conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular.
  • Entregar copia de la Autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite.
  • Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de INTRINSECA LTDA cuando actué como encargado del tratamiento

Cuando INTRINSECA LTDA actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:


  • Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
  • Contar, con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley de Protección de Datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", cuando ello corresponda.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Definiciones

  

Para efectos de la presente Política, se entiende por:
 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para efectuar el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.
 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.


Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.


Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.


Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.


Dato Personal Publico: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.


Dato Personal Privado: Toda información personal que tiene contenido restringido, y en principio privado para el público en general.


 Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
 

Habeas Data: recurso legal a disposición de todo individuo que permite acceder a la información o registro de datos que incluye referencias informativas sobre sí mismo. El sujeto tiene derecho a exigir que se corrijan parte o la totalidad de los datos en caso de que éstos le generen algún tipo de perjuicio o que sean erróneos.


Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante "Ley de Protección de Datos".
 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.


Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.